メールのお礼に返信は必要?ビジネスメールのお礼や英語でのお礼

メールって手紙よりもはるかに手軽なぶん、正しい扱い方やマナーがいまいちわからない、という面もあったりします。特にビジネスメールのマナーは、知らないと相手に不快な印象を与えてしまうことも。さらにそれが英語となるとなおさらですよね。そこで今回は、メールで届いたお礼に対する返信をはじめとして、ビジネスメールや英語メールでのマナーや例文をご紹介します。
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1:メールでお礼をもらったら……返信に悩む!

(1)メールでのお礼はビジネスでは必須!

そもそもメールは手紙よりも気軽に気持ちを書き送信できるツール。簡単に送ることができるぶん、逆に言えば送らないで済ませてしまうと、失礼にあたる場面が多々あります。

例えば、ビジネス関連のお礼。会社に訪問した際や接待の翌日などは、必ずメールでお礼をするようにしましょう。またメールでのお礼は早いに越したことはありません。早い方が感謝の気持ちが伝わります。

ただ、ときにメールだけでは、お礼として少し失礼にあたる場合もあります。例えば先方から何か頂きものをした場合は、電話できちんとお礼をすることが大切です。

(2)お礼メールの結びはどうする?

結びの文言としては、ビジネスであれば

「それでは引き続き何卒宜しくお願い致します。」

ビジネスでなくても目上の人であれば

「またお目にかかれるのを楽しみにしております。」

などが、フォーマルな結びの文章として適しています。カジュアルに接している相手であれば

「また近いうちにお会いしましょう」

など、その後につながる言葉を使うと良いでしょう。

(3)メールでのお礼に返信は不要?

今後の関係性を大切にしたいと思う相手であれば、お礼にも返信するのがベストです。

例えば取引先や上司に贈り物をした場合。相手からお礼メールをいただいたら、必ず返信するようにしましょう。

(4)メールのお礼に返信する場合の結びは?

メールでお礼をもらった場合は、相手のメールがどのような形式で書かれているかを参考にすると良いでしょう。

相手がビジネスライクであればビジネスライクに、プライベートな雰囲気で書かれていればそのようにすると違和感がありません。とはいえ、相手との関係性も無視できません。なので、取引先や上司あてのメールであればより丁寧な文章を心がけましょう。

お礼への返信メールであっても、結びの文言は通常のメールと同様です。

(5)「返信不要です」とあるお礼メールに質問したい内容が含まれている場合は?

相手からのメールに「返信は不要」と書かれていたとしても、質問したいことがあるのであれば基本的に質問してもOKです。メールの送り主が「返信不要」と記載してくる理由は、メールの受け手に手間を取らせたくないという理由である場合がほとんどです。

 

2:打合せ後、訪問後のお礼…ビジネスメールのお礼例文3選

(1)打合せ後など一般的なビジネスお礼メール例文

「本日はお忙しい中ご来社頂き誠にありがとうございました。

本日の内容、またそれ以外に関しましてもご質問等ございましたらいつでもご連絡ください。

それでは引き続き何卒宜しくお願い致します」

(2)訪問後のお礼メール例文

「本日はお忙しい中お時間を頂き誠にありがとうございました。

本日ご紹介させて頂きました商品について何かご不明な点等ございましたら、いつでもご連絡ください。

また改めてお伺いさせて頂ければと思います。

まだまだ暑い日が続きますがどうぞご自愛ください」

(3)面接後のお礼メール例文

「本日はお忙しい中お時間を頂き誠にありがとうございました。

これまでも尊敬できる企業として注目してまいりましたが、本日●●様をはじめ社員の方々から直接お話をおうかがいするなかで、御社の経営方針や理念について更に理解を深めることが出来ました。そして是非御社で働かせて頂きたいという思いを強くいたしました。

重ねてお礼申し上げます。

まだまだ暑い日が続きますがどうぞご自愛ください。

再度お目にかかれるのを心より楽しみにしております。」

 

3:上司や先輩に!食事をごちそうになった際のお礼メール例文

「昨日はおいしい●●(中華など食べたもの)をご馳走になりありがとうございました。自分では絶対に行くことなできないようなお店でしたので少し緊張してしまいましたが、あまりにおいしくて感動してしまいました。

また、仕事の悩みも聞いて下さりありがとうございました。

まだまだ教えて頂くことばかりですが、早く一人前になれるよう頑張りますので今後ともどうぞよろしくお願い致します。」

 

4:英語でのビジネスお礼メールのポイント

(1)英語のお礼メールの件名はどう書く?

件名は簡潔に本文の内容がわかるようするのが大切です。

英語でお礼のメールを出すのであれば、「Thank you for 〇〇」を使うのが一般的です。

ビジネス関連であれば○○の中に

「your contact」(お問い合わせありがとう)「your visiting」(ご訪問ありがとう)

などを入れます。プライベートであれば

「yesterday’s dinner」(昨日の夜ごはん)「your e-mail」(あなたがくれたメール)などを入れることができます。

(2)英語のお礼メールの例文

「Dear ○○(相手の名前)

Thank you very much for your interest in our service. Here attached the more detailed information. Hope it helps.(この度は当サービスに興味をお持ち頂き、ありがとうございます。詳細の資料を添付致します。ご参考頂ければ幸いです)

If you have any further question or would like some help , please feel free to call us on xxx-xxxx(電話番号).(もし、ご不明点やご要望などございましたら、xxx-xxxx(電話番号)までお気軽にお問い合わせください)

△△(自分の名前)」

(3)英語のお礼メールの結びはどう書く?

ビジネスであれば

「Best regards,」や「Regards,」「Sincerely,」

などを使うのが一般的です。

恋人なら

「I miss you,」「Love you,」「With hugs and kisses,」

それ以外なら

「Many thanks,」「Cheers,」 「See you soon,」

などを使うと良いでしょう。

 

5:メールは要件を簡潔に

メールによる連絡は、簡潔に要件を伝えることが重要です。そのため、丁寧さや相手への尊敬を強調したい場合は、言葉を連ねるよりも送るタイミングで勝負しましょう。

駆け引きをしたほうがいいのは恋愛だけ。ビジネスのお礼のメールなどは、早く送るに越したことはありません。

とはいえ、メールは後々まで残りますので、内容はしっかり読み直して、間違いがないか十分に確認してから送信しましょうね。