断りメールのビジネスマナーは?見積もりや提案を断るメール文例とその返信

ビジネス上では、何か提案をされたときなどに、メールでお断りをするときがありますよね。でもそんなときも、しっかりとビジネスマナーに則って実行したいもの。そこで今回は「メールでのお断り」を特集します。見積もりや提案の断りメールや、断りメールが来た返信文例などを参考に、メール美人を目指しましょう!
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1:断りメールって難しい…

メールを使って何を断るのは、細かいニュアンスを伝えるのが難しいと感じている人も多いのではないでしょうか。

対面でのやりとりではないため、表情も声色もわからない状況下において、テキストだけでしっかりと真意を伝える必要があるため、予期せぬ誤解やトラブルを招きがちな面もあります。

 

2:見積もりや提案のお断り…ビジネス相手を不快にさせない断りメールのポイント5つ

見積もりや提案をもらった際に「これだとどうにも意に沿わない」ということであれば、お断りの連絡を入れることになります。まずは、メールでそんな断りを伝えるときのポイントを5つ、ご紹介していきます。

(1)件名はそのまま返信をし「Re:」で送る

お断りのメールを送る際には「何に対してのお断りなのか」を明確にするため、見積もりや提案が届いた際の件名で、そのまま返信するのがスマートです。

特に、同時進行で複数の案件が動いている場合には、件名をいじってしまうことにより、どの事案であったのが、先方に伝わりにくくなるデメリットが発生してしまうでしょう。

(2)文章内には「残念ですが」の気持ちを記す

お断りに際しては、ただ「今回は見送ります」などと結果だけを記すと、つっけんどんで冷たい印象を与えてしまい、ビジネスマナーとしてはよくありません。

「いろいろとご配慮いただいたのに恐縮ですが、今回は予算的に見合わず、見送らせていただくこととなりました」などと、こちらとしても残念に思っているという気持ちを記すほうが、読み手の不快感を軽減しやすいでしょう。

(3)締めの文章で相手の“仕事”や尽力に感謝するor労う

締めの文章では、見積もりや提案の作成に際して、相手が尽力してくれたことに改めて感謝をするのも大切です。

「貴重なお時間を割いていただいたのに、このような結果となり申し訳ありません」など、相手の仕事時間をとらせてしまったことに対して、きちんとお礼やお詫びを申し添えておくと、丁寧な印象になります。

(4)結び文では今後また機会があったらお願いしたい旨を添える

見積もりや提案をお断りしても、今後まったく接点がないとは言い切れません。

「今後また、別の機会がありましたときには、そのときはぜひよろしくお願い申し上げます」など、大人のマナーとして、将来的にまた機会があったらご一緒したいという旨を、ひと言申し添えておきましょう。

(5)全体を通じて上から目線に読めないよう気をつける

見積もりや提案を「断る」立場にいると、つい“自分のほうが立場が上”と誤解してしまう人もいるかもしれません。しかし「上から目線」のビジネスメールは、相手に不快感や不信感を植え付けるだけで、得することはなにひとつありません。

メール全体を通じて、上から目線に読めるような表現や言い回しを慎むことも、社会人としてのメールマナーです。

 

3:英語の断りメールで使える文例とポイント3つ

英語でお断りのメールを書く場合には、次のようなポイントを押さえておくと便利です。

(1)「今回はご提案をありがとうございました」的なことを英語で書くなら?

相手の提案に関して感謝の意を伝えるなら「Thank you for your proposal.」が使えます。

proposal」が提案という意味なので、日本語でいうところの「ご提案をいただき、ありがとうございます」的なニュアンスになります。

(2)「まことに残念ですが今回は見送らせていただくことになりました」的なことを英語で書くなら?

見積もりや提案に対して、見送る旨を英語で伝えるならば「I am afraid I will not be able to accept your offer.」が定型文的に使えます。

「I am afraid」を加えることで、日本語でも定型文的になっている「まことに残念ですが」的なニュアンスが加わるため、ただ断るよりも丁寧な印象のメールに仕上がります。

(3)「また機会がありましたらぜひともよろしくお願いいたします」的なことを英語で書くなら?

次は、「またの機会にお願いします」を伝えてみましょう。丁寧に書くのであれば、「If there is another opportunity, please offer your support again.」が定型的に使えます。

また、もうちょっとカジュアルでいい間柄なら「I’m looking forward to working with you again.」と加えておくといいでしょう。

 

4:断りメールへの返信のポイント3つ

(1)つっけんどんな文章にしない

どんなお断りメールでも、つっけんどんな文章だけは百害あって一利なし。常に丁寧な言葉を選んで、相手が不快にならない文章を心がけましょう。

(2)先延ばしにしない

結論が出たならば、メールを送るのを先延ばしにせず、速やかにお断りの旨を伝えましょう。言いにくいからと先延ばしにするほど、相手からの心象が悪くなります。

(3)丁寧な態度に徹する

発注元に当たる立場のほうが「偉い」という価値観を持っている人もいますが、その姿勢のままお断りのメールを書いてしまうと、その強気な姿勢が反感を買う原因にもなりやすいでしょう。

どちらが「上」かにこだわらず、常に丁寧なメールを意識したほうが、無用なトラブルを避けやすくなると言えるでしょう。

 

5:断りのメールは難しくない!

何かをお断りすることに、苦手意識を抱いている人も少なくありません。でもビジネスの現場において、相手の提案などをお断りすることはよくあること。いちいち心を揺らしていては体が持ちません。

マナーと礼儀さえ心得ていれば、お断りをするメールを書くのは、さほど難しいことではないでしょう。ただしあくまでも相手の立場に立ったスタンスを忘れずに。

もしも苦手意識を抱いているならば、ぜひこの機会に、自分なりの「お断りメールの書き方」を習得しましょうね。