メールの返信マナーおさらい!ビジネスメールのお礼や日程調整の例文

メールというのは、文字どおり、インターネットを使ったお手紙。ビジネスシーンで使う場合、正式文書に近いマナーがあります。そのため、にわか知識でLINEに毛の生えたようなやりとりをしてしまうと、受け取った人に社会人失格の烙印を押されてしまうことも。そこで今回は、改めてメールの返信マナーをおさらい! お礼の返信や日程調整の例文もお届けします。
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1:ビジネスメールの返信マナー知ってる?

ビジネスメールの返信マナーに、自信はありますか?

自分ではちゃんできているつもりでも、相手から見たら「え。ナニコレ。非常識すぎる……」なんていうことになっていれば、残念すぎますよね。

失礼なメールは、印象を悪くし、仕事に支障をきたします。特に、取引先や目上の人へのメールは、十分に気配りしたいものです。

 

2:ビジネスメールの返信例文4つ

そこでまずは、ビジネスメールでありがちなやりとりから、返信の際の例文を5つご紹介します。

(1)お礼の返信例文

相手からお礼のメールが届いたときに「読んでそのまま放置」はマナー違反です。なぜなら、メールは既読がつかないので、読んでもらえているかどうかが送信側にはわからないから。

とはいえ、お礼メールにお礼をしたら、また先方からも連絡が来てしまうかもという懸念もありますね。そのため、

「ご丁寧に、メールをありがとうございます」

「お忙しいところ、メールをありがとうございます」

などとまず書き、1~2行、ねぎらいの言葉などを添えたら、「ご返信のお気遣いなさいませんよう」という言葉で締めましょう。

(2)日程確定メールへの返信例文

仕事のアポイントメントなどで、日程が確定した連絡が届いたら、その内容について承知した旨を返信するのがマナーです。その場合、

「ご連絡ありがとうございます。

それでは、●月△日 ××時に、ご指定の○○へ伺います」

などと、確認を兼ねて、改めて日時を記載します。そうすることによって、日付の勘違いなどによるミスが減るというメリットもあります。

(3)採用メールへの返信例文

就職活動や転職活動などで、自分の採用を決定した旨の連絡がメールで届いた場合にも、読んで終わりにせず、返信するのが大人のマナーです。

「このたびは、採用いただけるとのことで、誠にありがとうございます。

精一杯、努めます」

など、採用へのお礼とともに、今後の意気込みに触れておくといいでしょう。

(4)問い合わせメールへの返信例文

会社のホームページなどに、お客さまからの問い合わせがメールで届いた際には、問い合わせをくださったことに対するお礼を文頭に入れるのがポイントです。

「株式会社 ××総合ご案内センターです。

この度は弊社にお問い合わせをいただき誠にありがとうございます。

お問合せの〇〇につきまして、回答させていただきます」

のように、まずはメールへのお礼を述べ、その後に問い合わせ内容への回答を書くといいでしょう。

 

3:ビジネスメールで気を付けるべき基本ルール5つ

ビジネスメールを送る際には、絶対に気をつけておきたい基本的なルールもあります。そこで、絶対的に気をつけておくべきメールにまつわるルールを5つご紹介します。

(1)本文の内容がわかる件名をつける

ビジネスメールに「お礼」「先ほどの件」といった件名をつける人も少なくありませんが、メールの件名は、「件名を読んだだけで、本文に何が書いてあるかが具体的にわかる」ことが重要。この具体的というのがポイントです。

例えば、会議室の場所が決まったときなどなら、「会議室について」ではなく、「【決定】〇月×日△時~の会議はA会議室になりました」とすると気が利いていると思われやすいでしょうか。

(2)本文の冒頭に宛名、次に自分の立場、属性、名前を名乗る

上記でも説明したとおり、メールはお手紙です。1行目に「×××会社 △△部」と書き、2行目に「○○様(または、さま)」と、相手の名前を書きます。肩書がわかる場合には、名前の前に書きます。

この際、会社名や肩書、名前の漢字や書き方は絶対に間違えてはいけません。英字は大文字なのか小文字なのか、吃音がふくまれているのかいないのか、旧漢字などが使われていないかなどのチェックはマストです。

次に、自分の名前を書きます。

また、社内メールの場合には、効率を下げるということで、上司や別部署の人にメールする際には省かれるケースも多いです。

(3)添付ファイルを送る際には、ファイル名をわかりやすく

メールでファイルを送るときには、ファイル名にも気を配る必要があります。

ダウンロードしただけの謎の文字列や、ダミーのファイル名のままでは失礼にあたることも。ファイル名を見ただけで、何のファイルなのかわかるように付け直しましょう。また、日本語名だと文字化けしてしまうケースもあるので、ローマ字表記がベターです。

(4)添付ファイルを送るのが目的でも、本文を書く

添付ファイルを送るときに、件名だけに要件を書いて、添付ファイルだけを本文にくっつけて送信する人がいますが、これはとても失礼です。当然、ダウンロード先のURLだけをコピペして送るというのもご法度です。

件名を「〇〇についてのファイルを添付いたします」にしたら、

本文冒頭に(1)を書き、

「表題の件、下層部にファイルがございます。ご査収くださいませ。不備不明点がございましたら、いつでもご連絡ください」という内容の一文を必ず添えましょう。

(5)CCに入っているアドレスを勝手に削除しない

誰かからのメールを受信し、それに対して返信をする際に、届いたメールにCCとしてメールアドレスが入っていた場合には、勝手にそのアドレスを削除して返信しないようにしましょう。

こういった場合には、業務の進行上、すべてのやりとりを共有すべき人がCCに入っているのです。そのまま、やりとりの経緯が見えるように返信をするのがマナーです。

単なる「返信」ではなく「全員に返信」を選ぶだけですから、忘れずにおこないたいところです。

 

4:メールマナーを守ってメール美人に!

メールのマナーは、時代の流れとともに多少の変化をしているものの、基本的に「相手を不快にさせない」「相手がわかりやすいメールを心がける」の2点は永遠のものです。

常識的で信頼できるビジネスパーソンとして認められるためにも、この機会に、自分が送っているメールを思い返して、改善すべきところは改善しておくのが安心です。

また、上述しましたが、社内メールに関しては、この限りではありません。もっと簡略化した方法がルールとして設定されているケースもあります。その場合には、自分だけバカ丁寧なメールを送っていては、効率も悪いですし、ほかの人が不快に思うこともあります。会社のルールに従いましょう。