会社を休むのを電話で伝えたい…会社を休むときの電話マナー5選

仕事で会社を休みたいと思ったら、電話などで休む旨を伝えなければいけません。でも、休むことを連絡する電話が苦手という人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、休みの電話をする場合の説明や時間など、基本的なマナーをご紹介します。また、メールで連絡する際のマナーについてもご紹介します。
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1:体調不良で仕事を休むのは罪悪感だけど…会社を休むとき電話はどうする!?

「社会人なら、体調管理も仕事のうち」と言われるので、体調を崩して仕事を休みたいと思ったときにも、罪悪感を感じてしまいますよね。

ですが、無理をして体調を悪化させるよりも、1日しっかりと休んで次の日からバリバリ仕事をしたほうが、自分にとっても、会社にとってもプラスになるに違いありません。

そのためにも、会社を休むときの電話やメールのマナーをしっかりと知っておきましょう。

 

2:【例文あり】うつ状態の疑いありの場合は?会社を休むときを電話マナー5つ

まずは電話のマナーからです。社会人としてのマナーをしっかり押さえて、ちゃんと伝えるべきことを伝えましょう。

(1)始業時間の15分~10分前に

電話をかける時間ですが、早すぎても遅すぎても迷惑をかけてしまう可能性があります。目安としては、始業時間の15分~10分前くらいがいいでしょう。

(2)直属の上司に

電話をかけて休むことを伝える相手は、直属の上司が適任です。ただし、電話をかけたときに上司が不在だったり、手が空いていない場合には、上司に次ぐ立場の人へ取り次いでもら、事情を説明して、上司への報告をお願いしましょう。

(3)【例文】伝える内容は?

体調不良で休みをもらいたい場合、具体的には上司にどのようなことを伝えれば良いのでしょうか? 例文で紹介します。

「おはようございます。○○(名前)です。

昨日から体調を崩しており、朝になっても回復していないため、病院に行こうと思うのですが、本日お休みをいただいてよろしいでしょうか」

謝罪と理由を告げ、どう対処すべきなのかをしっかり伝えましょう。そして休むことへの許可がもらえたら、それに対する謝意と、その日の業務に関してどのようにするつもりかを伝えておくといいでしょう。

(4)病院に行ったら?

「病院に行くためにお休みをもらいたい」と伝えた場合は、受診した結果がどうであったのかの報告の電話も入れるのがマナーでしょう。

結果が良好で、その日のうちに仕事に行けそうなら、それを伝えて何時ごろ到着かを告げます。一方、数日間お休みをとらなければいけなさそうな場合には、何日くらい休みが必要かなどを伝えます。

(5)うつ状態の疑いありの場合は?

風邪などわかりやすい症状がないけれど、なんとなく仕事に行くことができないと思ったり、気分が沈んでどうしても布団から出られないなど、うつ状態の疑いがあるときには、会社にはどう伝えるのが良いのでしょうか?

うつなどの診断は自分でするのは危険なので、まずは心療内科を受診する必要があります。上司などと相談に乗ってくれる関係ができあがってる場合は、受診する旨を伝え、診断がどうだったのかや、今後の治療の方法など医師と話した内容を報告しましょう。

しかし、そういった関係性ができあがっていない場合、「会社に行きたくない」ということを伝えるのも大きな負担になってしまうので、まずは時間を見つけて受診をしてみるのがいいかもしれません。医師からの診断書があれば気持ち的にも休みやすくなりますので、診断書を書いてもらうといいでしょう。

 

3:【例文あり】会社・仕事を休むとき…メールで伝えるときのマナー5つ

会社を休む場合の連絡手段としては、電話が確実なので、基本的には電話連絡をするべきです。ただし、やむを得ない理由がある場合や、職場の慣例になっている場合は、メールで伝えてもいいでしょう。

ここからは、その場合のマナーと例文を紹介します。

(1)電話ができるなら電話のほうが良い

まずはどんな場合なら、メールでお休みの連絡をしてもいいのかということです。会社のルールにもよりますが、基本的に当日体調不良などで仕事を休む場合には、電話で連絡をしたほうがいいことがビジネスマナーであることは、念頭に置いておいてください。

ただし、電話をかけるのが大変なほど体調が悪い場合や、すでに病院にいて電話をかけられない場合、至急移動する必要があり、電話をかけるべき時間に電話ができそうにないなどの場合は、メールでも許されるでしょう。

また事前に冠婚葬祭などで休むことが決定していて、事前に上司の許可を取っている場合の確認は、メールでも問題ありません。

(2)時間はできるだけ早めに

メールの場合、相手がいつ見るかわからないというのが基本です。ですので、電話の場合よりも早めに連絡を入れておくことが必要です。

「今日は無理だ」と感じたなら、すぐにメールを打ちましょう。メールは相手の邪魔をしないというメリットがある分、始業の1時間や2時間前に送っても問題にはなりません。

また、前日から次の日に欠勤すると決めている場合には、当日ではなく前日に送るようにしましょう。

(3)タイトルで内容がわかるように

欠勤の連絡の場合は、メールのタイトルで内容までがわかるようにしておいたほうがいいでしょう。名前は相手に表示される場合は必要ありませんが、念のためタイトルに名前と欠席する旨を書きましょう。

欠勤のメールは、本文があまり長くならないように注意が必要です。欠勤の理由をわかりやすく説明し、すぐに上司などに理解してもらうことを優先させましょう。

(4)休む理由として認められるのは?

会社を休む理由として認められるのは、業務に支障が出そうなくらいの体調不良、子供や妻など、家族の病気の付き添い、緊急対応が必要なトラブルに巻き込まれたなどです。

また自分の体調不良の場合は、早期に対処するために病院に行くなどの対応をすることが求められます。

(5)【例文】謝罪、理由、急用の場合などを書く

体調不良などで欠勤する場合の例文を紹介します。

○○様(部長・課長等)

おはようございます。○○(名前)です。

大変申し訳ありませんが、本日朝方から体調を崩しております。

病院に診察に行こうと思いますが、本日お休みをいただいてもよろしいでしょうか。

本日行う予定だった業務は、急ぎの案件はなかったと考えております。
緊急の用事などありましたら、ご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

よろしくお願い申し上げます。

これは当日絶対に行わなければいけない業務がない日の場合ですが、もし休むことで業務が滞りそうな場合は、誰にフォローしてもらうつもりか、その旨をどのように連絡しているかなどを書き添えておきましょう。

 

4:体調不良で仕事を休みがち…やるべきこと3つ

絶対に体調を崩さない人はいないので、体調不良で仕事を休むのはやむを得ないこと。ですが、休みがちになるのはあまりいいことではありませんよね。そんなときやるべきこととは何でしょう?

(1)ストレス発散をする

ストレスは万病のもとです。仕事でストレスがたまるのは仕方がないので、それをうまく発散できる方法を身につけておきましょう。ストレスを溜め込みすぎて、会社を休みすぎになるのは、誰の得にもなりません。

(2)嫌なことをリストアップする

会社に行くのが面倒だったり、つらいと感じてしまう場合は、無意識のうちにプレッシャーを感じていたり、仕事に不満を持っていることが考えられます。

そんなときは、紙とペンを用意して、自分が今やりたくないと感じていること、嫌なことを書き出してみましょう。自分でも気づいていなかった理由がわかるかもしれません。それを自覚して、解決できることなのかを認識するだけでも、気持ちはずっと軽くなります。

(3)病院に行く

病院に行くほどの症状はないけれど、体調がずっとすぐれないという場合には、うつなど心の病気にかかりかけている可能性もあります。

大げさだなどと思わずに、病院やカウンセリングに一度足を運んでみましょう。

 

5:休みも大切!

仕事を休むために連絡をするのって、あまり気がすすみませんよね。

ですが、時には休むことも重要です。休みの連絡をしたなら、仕事のことは忘れて、思いっきり体を休めたり、気持ちを切り替えることを考えましょう!