効率化のためのツール・アプリまとめ!仕事・会議の効率化の方法も

AIの能力が高まり、より仕事における効率化が重要視されるようになりました。ツールやアプリをうまく使って効率化を図ることは、できる社会人としての腕の見せどころ。同じアプリであっても、使う人によってまったく異なる成果を生み出すことだってあるものです。そこで今回は、仕事の効率をアップさせるためのツールやアプリをまとめてご紹介します。
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1:効率化を図る、仕事を効率化するとは?意味と類語、英語での言い方

辞書によれば、「効率」とは

こう‐りつ【効率】

1 機械などの、仕事量と消費されたエネルギーとの比率。

2 使った労力に対する、得られた成果の割合。

出典:デジタル大辞泉(小学館)

とあります。

つまり効率化とは、仕事量に対する成果の割合をあげること。効率化すると、同じ仕事をしても得られる成果がアップするので、収益性が高まったり、成果を保ちながら短い時間で仕事を終えて、ライフワークバランスを保つことができるようになります。

 

2:仕事を効率化できるツール・アプリみんなのおすすめ5選

仕事を円滑に進めるために、どんなツールやアプリを使っているのでしょうか。筆者の経験も交えながら、評判のいいものを5つピックアップしてみました。

(1)Google翻訳

仕事で英語を使う人におすすめなのが、かなり高いレベルでの翻訳が可能な「Google翻訳」。音声による翻訳も可能なため、伝えたいことを瞬時に外国語に変換し、相手に伝えることができます。あくまで翻訳機能なので、100パーセント正確にとはいきませんが、日本語から英語に翻訳する場合、わからない単語を調べながら文章を作るより「Google翻訳」を使って一気に翻訳してしまったほうが、圧倒的に効率が良いでしょう。

逆に英語から日本語に翻訳する場合は、翻訳された文章を調整するだけで完結するため、大幅な効率アップにつながるでしょう。

(2)Evernote

かつてWEBデザイナーをしていた筆者が、「ウェブサイトをコピーしてそのまま貼り付け、保存できる」という画期的な機能に度肝を抜かれた「Evernote」。

今でもさまざまなアイデアや情報を保存し、必要に応じて更新しながら仕事に活用しています。このソフトのすごいところは、いつでもどこでも保存した膨大な情報に瞬時にアクセスできるというところで、スマホでも利用可能なのがとても便利です。

(3)Uber

ここ日本でもサービス範囲が広がってきた「Uber」。アプリで来てほしい時間を設定できるので、タクシー会社に電話してタクシーを呼んだり、道でタクシーを拾うより効率的です。

行先もすでにアプリ上で入力してあるので伝える必要がありません。特に、海外で使う時に非常に便利で、ひと言も発することなく目的地に到達することができます。支払いも、アプリ上で登録済みのクレジットカードから行われるので財布を出して、お金を支払って……の面倒な作業も減り、おつりへの不安やぼったくりなどの懸念も解消されるので、とても便利です。

(4)ChatworkやSlackなどのコミュニケーションツール

以前から、プログラマーなどの間で使われてきたコミュニケーション用のアプリ。現在はさらに使い勝手がよくなり、さまざまな業種で利用されています。グループや個人間のチャットの履歴をいつでも確認することができるため

「○○さんにあの件って伝えたっけ?」

「送るって言われたファイルを受け取っていない!」

など、口頭だけだと後から確認しにくい事柄もデータとして残せるため、チャットという気軽さだけでなく、機能面でもビジネスでも使えるツールとして役立っています。

(5)SmartNews

クライアントとのミーティング前など、ちょっとした雑談のネタを見つけるのに最適なのがキュレーションアプリ。自分で気になるトピックを選択し、そのトピックに合わせて集められた最新ニュースを読むことができます。

「SmartNews」には、「どうぶつ」から「マネー」まで、幅広い情報を集めることができるため、人に合うことが多い職種の人には特におすすめです。

 

3:会議を効率化するためのルールとお役立ちツール

だらだらと無駄に長い会議ほど、嫌なものはないですよね。できるだけ効率化するには、会議に出席する人たちに共通のルールを設けることが効果的、また、コミュニケーションツールを取り入れることで、さらなる効率化を目指すことができるでしょう。

(1)会議は15分単位で、時間をしっかりと定める

タイムマネジメントが行われない会議ほど、無駄なものはありません。時間が決まっていなければ、前半30分は場を温める雑談や前の会議のレビューなどに充てられて、効率化とはほど遠いでしょう。基本的に会議は15分単位でトピックを変えるようにして、1時間の会議は長すぎるという認識を持ちましょう。

(2)アジェンダを事前共有する

行われる会議が何を目的としているのか、メールや資料の共有で済む案件だったり、相談レベルで解決する問題だったりすることが多いもの。しかし会議というのは、複数人の時間を費やす、とても高コストなものなのです。なので、事前に課題点や議題を共有し、会議内で結論を出すというのをルール付けしましょう。

(3)「対案のない批判」はNGなどの決まりを設ける

「自由なブレストを」といいながら、人の意見に対して、「でも」「それは以前やったから」などと反対意見ばかり出して、新しいものが生まれない会議は効率化とは程遠いでしょう。「前向きな意見しかいわない」「必ず対案を出す」などをルール化すれば、そういった無駄な時間はカットできるでしょう。

(4)SkypeやFacePeerを活用する

海外など遠隔地で働く同僚との会議を可能にしてくれる「Skype」。かなり長い歴史があるアプリですが、今でもいろいろな用途に使われています。会議で使用する際は、後で参照できるように重要な事項をチャットに書き込んだり、パワーポイントを画面上で共有したりすることができます。

また、URLをクリックするだけで、動画チャットに参加することができる「FacePeer」。他のチャットアプリのようにIDを交換する必要がないのがポイント。気軽に利用できる動画チャットを活用することで、ミーティングに必要な経済的、時間的コストを削減し、収益を上げるということを目的としたツールです。

(5)Dropboxなどのファイル共有ツール

資料をいちいち配布していたり、回収したりと、ペーパーレス化が行われていない会議はムダが多いもの。情報の管理には十分に注意したいですが、ファイル共有ツールを活用しない手はありません。

 

4:効率化にはデメリットも

仕事における効率は良いに越したことはありません。ですが、効率化を求めすぎると、社内の潤滑油となっている人をないがしろにしてしまったり、今は収益につながらないけど、将来的にみると非常に可能性がある分野への投資を止めてしまったりするというリスクが出てきます。

効率化はあくまで必要な範囲内で行うもの。将来的な視点を持ち、今にとらわれ過ぎない効率化を進めていきたいものですね。

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